Datea AB:s integritets- och säkerhetspolicy för Microsoft Teams
Syfte
Denna policy beskriver hur Datea AB hanterar personuppgifter och informationssäkerhet vid användning av Microsoft Teams. Syftet är att säkerställa att all kommunikation och datadelning via Teams sker på ett säkert, lagligt och ansvarsfullt sätt.
Tillämpningsområde
Policyn gäller för alla medarbetare, konsulter och samarbetspartners som använder Microsoft Teams i tjänsten.
Personuppgifter i Teams
Vid användning av Teams kan personuppgifter behandlas, exempelvis:
- Namn, e-postadress och profilbild
- Meddelanden, mötesanteckningar och chattloggar
- Delade filer och dokument
All behandling sker i enlighet med GDPR och företagets övergripande integritetspolicy.
Användning och ansvar
Användare av Teams ska:
- Endast dela information som är relevant för arbetet
- Undvika att dela känsliga personuppgifter i chatt eller öppna kanaler
- Använda privata kanaler eller möten för konfidentiell information
- Följa företagets riktlinjer för dokumenthantering och informationsklassificering
Säkerhetsåtgärder
För att skydda information i Teams tillämpar vi:
- Multifaktorautentisering (MFA)
- Regelbundna säkerhetsuppdateringar
- Begränsad åtkomst baserat på roller och behörigheter
- Kryptering av data i vila och under överföring
Mötesetik och inspelningar
Inspelning av möten får endast ske med samtycke från alla deltagare.
- Inspelade möten ska lagras säkert och endast vara tillgängliga för behöriga personer.
- Inspelningar som innehåller personuppgifter eller känslig information ska hanteras enligt företagets dataskyddsrutiner.
Lagring och gallring
Data i Teams lagras enligt företagets IT- och informationshanteringspolicy. Onödiga eller föråldrade filer och konversationer ska raderas regelbundet.
Incidentrapportering
Alla misstänkta säkerhetsincidenter eller oavsiktlig delning av känslig information i Teams ska omedelbart rapporteras till IT-avdelningen eller dataskyddsombudet.
Kontakt
För frågor om denna policy eller hantering av personuppgifter i Teams, kontakta:
Datea AB
Peter Bergwall
0371 – 226232
pb@datea.se
www.datea.se
FÖR ANSTÄLLDA PÅ DATEA AB
Denna integritets- och säkerhetspolicy för Microsoft Teams återfinns även i företagets interna SharePoint-site.
